Минский районный исполнительный комитет

Государственное учреждение «Минский районный архив»

220063 г.Минск, ул. Брикета, 10 , пом. 9-10

Тел./факс 516 41 00

E-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Директор: Липницкая Ольга Михайловна

Cведения о задачах и функциях учреждения:

 - ГУ «Минский районный архив» осуществляет прием и хранение документов ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций, расположенных на территории Минского района, для  обеспечения законных прав и интересов граждан социально-правового характера.

График приёма

Сведения об осуществлении административных процедур

С 24 июня 2015 г. в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 19.06.2015 № 251 «О внесении дополнений в Указ Президента Республики Беларусь» государственные и территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов выполняют административные процедуры, указанные в главе 18 «ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ИЗ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ» Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»)

18.25.1 Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан), касающимся имущественных и наследственных прав граждан 

18.25.2 Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан), не касающимся имущественных и наследственных прав граждан

18.26 Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки) по запросам социально-правового характера, касающимся архивных документов, содержащих сведения, относящиеся к личной тайне граждан

Образец заполнения заявления для получения справки о доходах (подтверждении стажа работы)

ГУ «Минский районный архив» осуществляет прием и хранение документов ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций, для  обеспечения законных прав и интересов граждан социально-правового характера согласно графика приема.

- Документы на хранение в архив передаются только в упорядоченном виде: в архивной коробке, прошиты в твердые картонные папки, пронумерованы листы, составлены обложки дел и листы-заверители, а также оформлены описи дел. Данные нормы являются обязательными и предусмотрены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012г. №143.

ВАЖНО!

Документы на хранение в государственное учреждение «Минский районный архив» передаются только в упорядоченном виде: в архивной коробке, прошиты в картонные твердую папку (обложка «дело» без скоросшивателя), пронумерованы листы, составлены обложки дел, листы-заверители, оформлены описи дел. Правильность оформления дел проверяется сотрудниками архива. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку (Глава 12 постановления). Данные нормы являются обязательными и предусмотрены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012г. №143 (далее - постановление).

Все работы, связанные с подготовкой и передачей на хранение документов ликвидированной организации, выполняются собственными силами и за счет средств этой организации (п.362 постановления, п.356 постановления (см. изменения в Инструкции по делопроизводству №4 от 19г.)). На основании ст.26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011г.      № 323-З организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов при передаче их в архив.

Передача дел в архив.

Документы формируются в дела по видам документов и располагаются в хронологической последовательности (по датам-более ранний документ сверху, последний - снизу).

                Оформление дела:

- дела подшиваются не менее чем в четыре прокола прочными нитками в чистую твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скобы, скрепки и др.) из документов удаляются, изымаются копии, дублетные экземпляры документов (п.184 Инструкции по делопроизводству №4 от 19.01.2009г. – далее - Инструкция);

- объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции);

- документы в деле систематизируются согласно п.172 Инструкции;

- листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа черным графитным карандашом. Лист-заверитель дела, а также первый чистый лист не нумеруются (п.185 Инструкции). В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов. Лист-заверитель подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

- при оформлении обложки дела соблюдаются правила п.188 Инструкции;

- личные дела, передаваемые на хранение, оформляются в соответствии с «Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников», утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству №2 от 26.03.2004г.;

- личные карточки уволенных работников (ф.Т-2) раскладываются в алфавитном порядке.

Опись дела:

- опись №1 дел временного  (свыше 10 лет) хранения и опись №2 дел по личному составу составляется в 1 экземпляре, текст описи представляется только в печатной форме;

- в опись включаются только имеющиеся в наличии сформированные, оформленные и прошитые дела, заполнение описи происходит в соответствии требований п.196 Инструкции и согласно приложению 16 Инструкции;

- к описи составляется историко-архивная справка (предисловие для ИП);

- опись прошивается нитками в отдельную чистую картонную папку в четыре прокола и состоит из: чистого листа, историко-архивной справки, титульного листа, описи, листа-заверителя;

- на обложке описи указывается наименование организации (полное и сокращенное, согласно свидетельства о государственной регистрации), если были переименования и смена адреса с города на район – указать все, включая периоды и адрес. Если смены юридического адреса не было, указывается последний адрес местонахождения в районе; количество листов описи.

Историко-архивная справка (предисловие для ИП).

Историко-архивная справка (предисловие) составляется в соответствии с Главой 31 постановления Министерства юстиции от 24.05.2012г. №143. В историко-архивной справке обязательны ссылки (размер шрифта 10) на источники опубликования правовых актов, документов, использованные при составлении историко-архивной справки (абзац 2 п.263).

Название дел и сроки хранения.

Названия дел и сроки хранения должны соответствовать требованиям постановления Министерства юстиции от 30.08.2022г. №115.

Требования к шрифту при оформлении документов.

Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок,  справок, телеграмм и других документов:

• поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
• шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
• межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
• первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
• выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
• номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
• Данные нормы являются обязательными и предусмотрены Инструкцией по делопроизводству Министерства юстиции от 19.01.2009г. №4, Инструкцией Комитета по архивам и делопроизводству № 27 от 24.07.2003г.

Вышеуказанные нормативные документы размещены в свободном доступе в сети Интернет и обязательны для изучения управляющими, индивидуальными предпринимателями, организациями, которые обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов при передаче их в архив.

Перечень документов, принимаемые

ГУ «Минский районный архив»

1. Документы о создании и ликвидации организаций (устав, копия свидетельства о государственной регистрации, протоколы, решения учредителя, решение о ликвидации).
2. Бухгалтерская (финансовая отчетность), в том числе пояснительная записка.
3. Статистическая отчетность (годовая) (кроме Белгосстрах, 4-фонд, ФСЗН).
4. Приказы по личному составу.
5. Приказы по основной деятельности.
6. Штатные расписания.
7. Документы об аттестации.
8. Лицевые счета (ведомости расчета заработной платы при отсутствии лицевых счетов) по начислению заработной платы.
9. Личные карточки уволенных.
10. Личные дела уволенных.

ИНФОРМИРУЕМ:

ГУ «Минский районный архив» оказывает платные услуги по оформлению документов.

Историко-архивная справка

Лист заверитель дела

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Опись дел по личному составу

Титульный лист для ведомостей расчета заработной платы

Титульный лист для дела с учредительными документами

Титульный лист для обложки описи

Титульный лист для описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Титульный лист для описи по личному составу

Титульный лист для приказов по личному составу

Титульный лист для штатного расписания

Услуги по оформлению документов - платные.

Получатель ГУ «Минский районный архив»

УНП 191767580

Расчётный счёт № BY53 АКВВ 3632 0000 0033 5510 0000

ЦБУ 510 ОАО «АСБ Беларусбанк» г.Минск, БИК АКВВВY2X

Платные услуги, выполняемые, оказываемые учреждением -

• проведение научно-технической обработки документов;
• проведение экспертизы ценности документов с оформлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• оказание консультативно-методической помощи организациям в разработке инструкций по ведению делопроизводства, составлению номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах и проверка правильности их составления;
• консультирование представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам делопроизводства и ведению архива;
• оказание консультативно-методической помощи ликвидируемым организациям и прекратившим деятельность индивидуальным предпринимателям по вопросам передачи документов на государственное хранение;
• ксерокопирование документов.

Оплата за оказанную услугу производится на условиях и в порядке, предусмотренных договором, один экземпляр которого остаётся в архивном учреждении, другой передаётся заказчику. Разовые платные услуги, не требующие длительного срока исполнения, могут оплачиваться заказчиком после исполнения работы или оказания услуги без заключения письменного договора.

Цена (тариф) за оказанную услугу утверждается директором архива. Сроки исполнения запросов зависят от вида и объёма работ и могут занимать от одного дня до нескольких месяцев.